Des fonctionnalités orientées métier
Pilotez vos dossiers de construction de l’avant-projet au permis d’habiter : Polco.ch automatise les tâches administratives, centralise l’information et offre une vision claire de l’activité communale en matière de police des constructions, en temps réel.
Une solution à la mesure de ses utilisateurs
Polco.ch se distingue par sa capacité à s’adapter aux réalités spécifiques de chaque commune. Modulable et sur mesure, la plateforme est ainsi au plus près de besoins, sans superflu. Elle peut également interagir avec le géoguichet communal ou faire le lien avec une gestion électronique des documents.
Besoin de soutien technique ponctuel ?
Gemetris SA fournit des prestations de support et conseil en matière de police des constructions.
Facilite et fiabilise le suivi de l'avancée des dossiers
La vue d'ensemble du tableau de bord, les statistiques de l'état d'avancement, la cartographique interactive offrent une traçabilité optimale de toutes les demandes.
Le calendrier des événements et les notifications et rappels automatisés limitent les échanges de messages en interne et garantissent le respect des échéances.
Des listes de contrôle facilitent l'organisation des tâches et des validations à effectuer.
Automatise la production de documents
Toutes les informations essentielles concernant les procédures en cours sont stockées sur la plateforme ou reprises automatiquement de sources externes: il est donc inutile de recréer des courriers ou remplir des formulaires.
A l'aide de modèles personnalisables, la plupart d'accusés de réception, communications ou documents officiels sont générés simplement et rapidement.
Un gestionnaire de documents offre une vue d'ensemble pratique pour retrouver et extraire rapidement toutes les versions de toutes les pièces du dossier.
Facilite la compréhension du terrain
La cartographie intégrée offre une vue d'ensemble des dossiers et facilite la recherche de procédures antérieures ou connexes. Des plans ou photos des rues aident à la compréhension des projets et à la planification territoriale.
Les données officielles du Canton ou de la Confédération sont directement accessibles: les informations indispensables reprises automatiquement et les liens créés vers les portails externes simplifient grandement la recherche et l'analyse.
Polco.ch s'interface aussi aisément avec un géoguichet communal ou intercommunal tel que Geoguichet.ch.
Garantit une communication claire et transparente
L'avancement des dossiers est mis à jour en temps réel. Tous les intervenants sont informés des derniers événements et trouvent les réponses à leurs questions en un clin d'œil. La "ligne de vie" des dossiers est présentée de manière très lisible et les onglets rendent la navigation aisée.
Les communications internes (entre personnes et services en charge, Municipalité, greffe...) et externes (autorités et citoyens) sont fluidifiées et grandement simplifiées.
Un système d'envoi de dossiers pour validation permet de demander un contrôle externe d'une étape d'un dossier en quelques clics.
Centralise et archive l'information
Polco.ch constitue un archivage numérique de toute l'information et de tous les documents utiles. En fonction de leurs prérogatives, les utilisateurs voient immédiatement les informations essentielles les concernant et ont accès à une répertoire numérique comprenant l'intégralité des pièces jointes (courriers, photos, PV, autorisations, oppositions...).
La solutions est compatibles avec les solutions GED ou SharePoint par exemple: il est possible de ne pas stocker des fichiers mais des références aux originaux.
Des liens directs sont en outre établis vers les sources officielles externes (par. ex. registres des adresses, Registre Foncier, RDPPF, CAMAC): les redondances sont évitées et il y a une porte d'entrée unique.
Documente et synthétise les activités
Tous les intervenants et les décideurs peuvent, à leur niveau et selon les autorisations établies, tirer des renseignements utiles de la plateforme.
Des graphiques fournissent les chiffres clé aux responsables politiques pour le monitorage, aux responsables d'équipe pour la planification et le suivi, ainsi qu'au personnel administratif pour les rapports d'activité et de gestion.
Le décompte de facturation permet en outre de monitorer le temps consacré, les frais et taxe à refacturer.
Un historique complet du dossier est accessible en tout temps et présente une vue synthétique de toutes les démarches entreprises, de tous les échanges, de toutes les décisions. Ce journal des événements peut être exporté en PDF et intégré rapidement à des ordres du jour ou PV de séances.
Encore plus sûr ?
Polco.ch intègre des fonctionnalités destinées aux chargés de sécurité communaux, pour la planification et le suivi sans faille des mesure de protection incendie et des non-conformités.